首頁  >  科技  >  科技新知

[庫存區]

Life Balance新手入門

line
alexcheniscpa 該用戶已被刪除
Life Balance新手入門
前言
Life Balance是一套非常棒的Palm軟體,他最大的效用在於提昇你的辦事效率,讓你在有限的時間內完成最多的任務,除此之外,更讓你在工作、家庭、健康及休閒等你設定的人生目標中取得平衡,但他充滿哲理而複雜的使用方式常讓入門者感到困難,最後竟放棄使用這麼好的軟體。有鑑與此,筆者就興起了寫篇Life Balance新手入門教學的念頭,幫助想學Life Balance的人早一點進入狀況,並體驗它的奧妙。因為本新手入門是完全針對新手(沒使用過、不會使用)立場而寫的,建議大家手拿著機子,一面看本入門教學,一面立即實地操作,可以讓你更快進入狀況。

使用邏輯介紹
初看Life Balance這套軟體,很多人一開始常讓人摸不著頭緒,更不知如何下手應用,追本溯源就在於新手不了解此軟體的運作方式及其邏輯,在此筆者就先做個簡單的邏輯介紹,幫助你盡快登堂入室!
A.在我們的一生中總有許多希望目標想達成,例如工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休閒(Leisure)等,而達成上述的目標則有賴我們一點一滴地付出心力(Effort)去完成,而我們要付出心力去作的事就稱之為任務(Task)。一個目標的實現需要許多做任務,一個長久而大的任務又可以細分為許多次任務(Subtask),再細分為次次任務…….,你可以在大綱(Outline)裡面檢視所有的任務(詳圖1),而這些任務等待著我們去做,我們可通稱其為待辦事項(To Do List)。
B.面對那麼多要做的待辦事項,哪一項要先做、哪一項可以稍後再做才是最有效率的、可以最節省你的時間,其優先順序取決下列四要素:
1.地點(Places)
你身在何處就做完那個地點要做的事,就無須再跑第二趟,再來附近的事情也可以一併辦妥。
2.時間、時段(Time、Hours)
除適時的提醒你去辦事外,也只有在辦事地點的營業時間內才提醒你,免得你在人家打烊的時間到了才去辦,又是白跑一趟。
3.重要性(Importance)
重要的事情提醒你先做,不重要的是情就慢慢來嘍!
4耗費心力付出(Effort)的程度
唾手可得的事情先做,像立志當總統、登陸月球抓玉兔的高難度事情就慢一點做!
C. Life Balance 會依據上述四要素自動算出你的最優先的待辦事項,依優先順序由上往下排列,來提醒你什麼要先做、什麼要後做 (詳圖2)。
D.當你完成待辦事項、任務時,Life Balance會將你已完成的任務(所投入的心力)依據其歸屬在大綱中的主要目標,記入平衡(Balance)中的圓餅圖(詳圖3),讓你訂定的目標(Desired)與實際(Actual)的做比較,看看是否太專注於工作而忽略了家庭、忘了多休閒一下,而藉以檢視你的人生(Life)是否平衡(Balance)。
圖1    圖2    圖3

地點資料建立
繼Life Balance邏輯簡介後,我想大家對其應有初步的了解,而接下來所要談的部份就是Life Balance的運作核心之一地點(Places)資料庫的建立。Life Balance有別於其他行事曆及待辦事項軟體(例如:ActionName、DateBK4)而極為特殊的一點,就是以地點(Places)來作為區分、管理待辦事項(To Do)的依據,也就是說,當你身處於A地,Life Balance他就顯示出在A地所有最需要待辦的一些事,當你再到B地時,他就顯示出在B地所有最需要待辦的一些事,若你在家尚未出門而想知道所有要做的事,你就可以點選所有地點(All Places)來知悉所有的待辦事項,如此一來無形中就可以提昇你的辦事效率,不會重複多跑幾個辦事地點。
而為了我們未來在輸入任務(Task)內容時,可以用三角箭頭下拉而輕易選取各個執行任務、待辦事項的地點(詳圖4),所以筆者個人覺得使用Life Balance軟體前最好先建立地點的資料庫,用Step by Step的方式說明如下:
A.首先我們先點選主畫面右上角的圓圈來進入地點畫面(詳圖5),按下新增鈕(New)隨之進入下一畫面地點細節-涵蓋(Place Details-Includes),再點選時段設定(Hours)標籤來設定地點每週的營業時間,左邊是設定星期幾,中間是設定每天開始營業時間,右邊是設定每天打烊時間,運用左右箭頭來調時間。舉例而言:若你辦事的地點是銀行(Bank) (詳圖6),週六及週日營業時間就要設定關閉(Closed),週一到週五設定開始營業時間為9:00am,打烊時間為3:30pm;若你辦事的地點是家裡,那麼週一到週日的時間就要設定為整日(All day)。
圖4    圖5    圖6

B.依上述方法來設定你固定、常去辦事(無論是工作或休閒)的地點,而當有兩個地點非常接近時,順道去辦一下可能是較有效率的,所以地點細節裡亦有一個涵蓋設定(Includes)功能,舉例而言:若你要去的地點是銀行(Bank),而旁邊或順道會經過洗衣店(Dry Cleaners)及雜貨店(Grocery Store),那你就可以用”+”符號來使商店街涵蓋洗衣店及雜貨店(詳圖7),如此一來,當你選擇要去銀行辦事時,Life Balance就會自動將你要去洗衣店及雜貨店所要辦的事一併列出來提醒你,以節省時間而提高辦事效率。
C.另一個附註(Notes)標籤則是用來輸入備忘事項(詳圖8),以提醒到此地點時要注意些什麼事,例如:到萬客隆量販店要帶會員卡,去台塑王品牛排要先預約等,此功能與一般軟體的Notes功能一樣,就無須多再贅言。
圖7    圖8

大綱畫面操作
繼地點資料建立簡介後,繼續所要談的部份就是Life Balance的主要核心”任務”(Task)的建立與設定,因為此部份極為繁瑣,卻為本新手入門連載的精華所在,所以會花較長的篇幅來介紹他。
A.目標及其任務的建立
首先,點選主畫面右上方左邊第一個選項來進入大綱(Outline)畫面,預設的主要目標有工作(Work)、家庭(Home)、健康(Heath)及休閒(Leisure)等四項,當然你也可以按平階新增鈕(左下第一個鈕)來新增其他目標,例如愛情、學習及投資等。若你要新增主要目標的任務,你也可以按下階新增鈕(左下第二個鈕)來新增任務,例如:工作(Work)目標的任務是完成X作業,而要完成X作業則有賴於Y及Z作業的完成,你可以將觸控筆點選在工作(Work)目標上(出現閃爍的游標),然後按下階新增鈕(出現反白新任務(New Task)文字),將反白文字改為X作業,同此方法,點觸在X作業上(出現閃爍的游標),按下階新增鈕來建立Y作業,而建立與Y作業同階的Z作業,則由按平階新增鈕來完成,因此我們可知任務前有三角箭頭者,其下必有次任務(subtask)可供展開(詳圖9)。
B.目標及其任務的移動
當你覺得目標的任務歸屬錯誤(例如:Z作業被歸屬在休閒目標下),可以將觸控筆點觸在Z作業上(出現閃爍的游標),然後拖曳到工作目標下。若想提昇或降階Y作業層級,亦只要向左或向右拖曳即可。
C.目標及其任務的複製
若你想複製同階的任務(文字敘述、條件一樣)時,將觸控筆點觸在任務上(出現閃爍的游標),下拉選單(Menu)/任務(Task)/複製(Duplicate) (詳圖10),即可複製一模一樣的任務。
圖9    圖10

D.目標及其任務的刪除
任務的刪除有兩個方法,一個是將觸控筆點觸在任務上(出現閃爍的游標),下拉選單(Menu)/任務(Task)/刪除(Delete),即可刪除任務。另一個方法就是按任務細節鈕(右下鈕)進入下一個畫面再按刪除(Delete)。
E.目標及其任務全部展開及收縮
若你想清理畫面只剩下主要目標或想檢視目標的全部任務,你可以下拉選單(Menu)/任務(Task)/全部收縮(Collapse All)或全部展開(Expand All),來收縮及展開任務。

任務的建立與設定
此外也許有人可能會問,大任務要拆分為小任務,小任務要拆分為小小任務等,那任務究竟要拆分到多細才好呢?筆者想應該完全依個人的需求為準,不過在此建議一個參考標準「若完成一個任務會花費超過一個下午的時間,你就應該考慮將它拆開成更細的任務」,以上可供你細分任務時參考。再來要談任務(Task)的建立及其每一個標籤(Tab)的功能介紹,這是Life Balance最複雜的地方,卻也是其核心所在。
首先,點選主畫面右上方左邊第一個選項來進入大綱(Outline)畫面,點觸畫面下方的新增鈕(New),隨之出現反白的新任務(New Task) (詳圖11),在點觸右下的細節鈕(Detail),隨之進入下一個任務細節畫面(詳圖12),畫面上方的虛線處就是讓你輸入任務的簡述(建議:越短越好,文字最好不要超過兩行,文字超過兩行則會有當機之虞),輸入完任務簡述後,現在就針對下方的每一個標籤功能略述如下:
A.一般(General) (詳圖13)
在畫面中有一條滑桿(slider),這是讓你設定任務的重要性(Importance),在最右邊是重要性最高的,在最左邊是不具重要性的(強烈建議:不要設在最左邊),重要性越高,Life Balance就會將此任務設定為優先任務,顯示任務在待辦事項的上方(詳圖二),善用此項設定才能發揮Life Balance奧妙的功能。下面的地點(Place)下拉選單則是讓你選擇執行此任務的地點,地點之相關功能、設定,請詳前述地點資料建立說明。
圖11    圖12    圖13

B.時間(Time) (詳圖14)
任務發生(Happens)的頻率、依據,可分為一次(Once)、規律性(Routinely)、依到期日(By due date)及依行事曆(By Date Book)等四類,而由上述四項分類會再延伸出不同的細部設定,茲將四項分類設定及依序完成次任務(Complete subtasks in order)勾選框功能詳述如下:
a.一次(Once) (詳圖15)
你可以完全依字面上來看,就是此任務只做一次而不會再重覆,例如買輛車及結婚等只會做一次的事,你就可以設定為此選項。
b.規律性(Routinely) (詳圖16)
你也可以完全依字面上來看,就是此任務是有規律地重覆發生,例如保險業務員每月定期到客戶那裡收取保費,你就可以設定發生頻率為規律性/每1月,而前置時間(Lead time)則是設定你完成此任務所需時間,同上保險業務員例子,到了客戶那裡收保費,常常須要和客戶哈啦打屁1小時才可以收到保費,那就將前置時間設為每1小時。而若有指定特殊的日期,建議就採用以下的兩種模式較為妥當。
圖14    圖15    圖16

c.依到期日(By due date) (詳圖17)
你必須要設定任務須完成的期限時間是幾月幾日、幾時幾分,例如十一月二十九日下午六點要買生日禮物送人,到三商百貨買禮物大約需要逛30分鐘,則日期、時間設定為十一月二十九日下午六點,前置時間設定為30分鐘,則在越接近十一月二十九日下午五點30分時,買生日禮物的任務將自動逐漸提昇重要性,而成為你的優先待辦事項。
d.依行事曆(By Date Book) (詳圖18)
在選擇依據行事曆選項中,若你原本記在行事曆中的事件是設定重複發生(repeat),則下次(Next)選單旁會出現下次行程時間,若沒有設定重複發生的事件,則只會出現未在行事曆裡(Not in Date Book)字眼。下面的行事曆(Date Book)旁有兩個按鈕,按增加(Add)鈕後會出現另一個視窗來選填日期及時間(詳圖18),增加完成後,此任務將會同時顯示在你的其他行事曆應用程式上(例如:ActionName或內建的Date Book)藉以提醒你。按另一個開啟(Open)鈕後則立即進入你的其他行事曆應用程式上(例如:ActionName或內建的Date Book)。前置時間設定則一樣同上所述,就不再贅言了。
圖17    圖18    圖19

e.依序完成次任務(Complete subtasks in order)
簡單舉例來說最清楚,K任務項下有兩個平階任務X及Y(X在Y之上),而X又有下階次任務(subtask)Z。(詳圖20)
K 任務
---X 任務
---------Z 任務
---Y 任務
若你勾選K任務依序完成次任務勾選框的話,則只有Z 次任務完成(連帶X 任務完成)時,Y 任務才會出現在待辦事項中,此功能適用於非得先將Z 任務完成之後,否則你無法做Y 任務時所做的控管,對於一般任務,建議不要勾選。
C.心力付出(Effort) (詳圖21)
本項標籤是要設定你估計完成此任務所需耗費的心力付出值(Effort),換句話說,就是任務的困難度,他與上述設定重要性(Importance)的邏輯是很相似的,唯截然不同的是心力付出值越低,Life Balance反而會將任務設定為優先任務。其結果導致簡單的任務先做,困難的任務後續再做,所以有人強烈地提醒Life Balance使用者,本軟體不宜做專案管理,以免誤了時效性,其原因就在於此。然避開有時效性的專案管理而只做一般生活、工作的效率提昇,Life Balance就真是Palm user的唯一選擇。
D.附註(Note)
另一個附註(Note)標籤則是用來輸入備忘事項,以提醒此任務要注意些什麼事,此功能與一般軟體的Note功能一樣,就無須多再贅言,唯須注意的是,任務的附註與地點的附註是不同的。
圖20    圖21

下拉選單及偏好設定
經過前面任務的細部設定介紹後,想必大家對Life Balance任務的基本操作應有一定程度的了解,接下來要談的是下拉選單及偏好設定:
A.下拉選單(Menu)
基本上筆者並不會每一項都介紹,只會挑一些重要、特殊的來談,而以往已經介紹過的、其他與一般Palm軟體相同基本功能的,筆者就不再贅言了。(以下各項是點觸手寫區左邊下面的下拉選單來進行)
a.在大綱畫面/任務(Task)/連結行事曆(Link with Date Book) (詳圖22)
此功能是針對已經存在行事曆的約會或事件,你若想要將它連結到Life Balance裡(方向:從行事曆連結到Life Balance),就可以選用此選項。而若是新的任務要與行事曆連結(方向:從Life Balance連結到行事曆),就可以在新增任務時的時間(Time)標籤中,發生選項中選擇依行事曆(By Date Book)即可,操作說明請詳前述任務設定。
b.在大綱畫面/任務(Task)/容許再匯出(Allow re-export)
一般而言,假如任務被匯出到內建的待辦事項一次,它就無法再匯出第二次,就算任務已被從內建的待辦事項所刪除也一樣。此此功能容許這個任務及其次任務在下次更新時可被再匯出,所以只要任務還在Life Balance裡,你就可以挽救因不小心而刪除的任務。
c.在大綱畫面/選項(Options)/電話搜尋(Phone Lookup) (詳圖23)
完全依據字面上的意義,進入通訊錄中搜查你要的人名、電話相關資訊。
d.在待辦事項畫面
這個畫面的下拉選單沒什麼特殊值的再介紹的,但補充此待辦事項畫面以前少介紹的功能-更新(Update)鈕(詳圖2),就是當你選定不同、新的地點或是變換右上角營業時間時,別忘了要再按一次更新鈕,Life Balance才會依你的地點別來更新顯示優先的待辦事項。
e.在平衡畫面/任務(Task)/重置圓餅圖切面(Reset pie slices)(詳圖24)
若你發現預期的的圓餅圖畫分不平均,你就可以用此功能將Life Balance圓餅圖切片所代表的目標均勻畫分,平衡你的人生目標。
圖22    圖23    圖24

B.偏好設定(Preferences)
這個功能有些許的複雜,所以我們還是一項一項地來介紹進入偏好設定後的每一個設定。
a.起動(Startup) (詳圖25)
此項是設定你每次使用Life Balance軟體時,出現的第一個畫面,隨個人需要而定。
b.行事曆(Date Book) (詳圖26)
此項設定是選擇當你任務發生依據、頻率是依據行事曆時,按開啟鈕時連結到那一個行事曆軟體之用,要注意的是你選擇的軟體必須是行事曆相關的軟體。
c.平衡(Balance) (詳圖27)
此為設定完成任務多少天後,Life Balance才將它記入圓餅圖的切片比例,若你設定的天數越大,實際的圓餅圖變化速度就越慢。而下面的滑桿(slider)則是用來調整你待辦事項及幫助平衡你預期圓餅圖比例的力道(effort)。
圖25    圖26    圖27

d.任務(Tasks) (詳圖28)
此畫面第一個勾選框為顯示前置時間圖示(Show lead time icons),也就是沙漏圖示,沙漏出現而尚未漏完之圖示代表已屆臨前置時間而未過期時,沙漏漏完代表已過期了(彩色機子另有不同顏色提示,綠色代表尚於前置時間前,黃色代表前置時間內,紅色則代表逾期了)。下面的顯示附註圖示(Show Note icons)及任務預設的重要性(Default importance of tasks),看字面意思就可了解,不再贅言了。
e.待辦事項匯入(To Do List import) (詳圖29)
簡單的說就是將內建待辦事項程式中的待辦事項複製一份到Life Balance的待辦事項裡,你必須先打勾勾選框後才會有後續選項,其後選框有匯入已完成的任務(Import completed tasks)及允許刪除任務(Allow deletion of tasks),筆者只挑到地點(into Place)及到欄頁(into Section)選單介紹,到地點是指其他行事曆軟體或內建To Do List的待辦(To Do)分類匯入依地點別作區分,而到欄頁是指待辦事項要匯入到大綱中的那一個目標或任務裡。(詳圖30)
圖28    圖29    圖30

f.待辦事項匯出(To Do List export) (詳圖31)
此功能剛好與前述待辦事項匯入相反,就是將Life Balance的任務依地點別匯出到其他程式(如ActionName或內建的To Do List等)的待辦事項,而匯出到那一種類型的待辦事項亦有選單可供你選擇。
圖31

後語
在本篇文章的前言中,筆者曾提Life Balance是套充滿哲理而複雜的軟體,是不容易一下子就體會他的好處與奧妙所在,非得經過親自一點一滴地使用過後才能夠心領神會,所以經上述Step by Step簡易的教學引領各位入門後,體會及運用Life Balance的修行就在個人了!目前筆者與一些同好在奇摩家族成立一個「Life Balance使用者俱樂部」,如果各位在使用上有何問題或心得,都歡迎你到俱樂部中詢問或發表,我們將盡力為各位解答,若各位對其軟體的英文介面不習慣的話,俱樂部中亦有中文化外掛檔可供下載,期待我們一同來分享使用Life Balance的樂趣。

Life Balance新手入門.doc

88.5 KB, 下載次數: 124

精選熱門商品

您需要登入後才可以回帖 登入 | 註冊會員

本版積分規則 回覆 15 個字以上可拿獎勵,
規則詳見此

問你喔

你覺得網站好用嗎?
邀請您填寫網站易用性調查 快速填寫>>

GO
樓層數錯誤

返回列表

TOP